RoNova / DATENSCHUTZ

Datenschutzhinweise

Diese Hinweise betreffen den Besuch dieser Website, die Kontaktaufnahme und die Seite zum Verbinden eines Postfachs. Die Verarbeitung von Postfachdaten erfolgt nach der im Kundenbereich bestätigten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

1. Verantwortlicher

Timo Böhnke, Gehlsheimer Straße 13, 18147 Rostock, Deutschland.
E-Mail: ronova.hq@gmail.com
Kontaktformular: Nachricht an RoNova

2. Bereitstellung der Website

Diese Website wird über OpenAI Sites bereitgestellt. Die technische Auslieferung erfolgt über Hosting-Infrastruktur, zu der Cloudflare gehört. Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite sowie Browser- und Geräteinformationen an die beteiligten Anbieter übermittelt. Diese Verarbeitung dient der Auslieferung, Sicherheit und Stabilität der Website. Rechtsgrundlage für die Bereitstellung durch den Verantwortlichen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Hosting-Anbieter können Daten auch außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Informationen zu ihren jeweiligen Empfängern, Übermittlungsmechanismen, Speicherfristen und eigenen Verarbeitungen findest du in den Datenschutzhinweisen von OpenAI und der Datenschutzerklärung von Cloudflare.

3. Keine eigenen Analyse- oder Werbewerkzeuge

RoNova bindet in diese Website keine eigenen Analyse-, Marketing-, Newsletter- oder Chatdienste ein. Schriften und Seitendateien werden ohne externe Schriftbibliotheken ausgeliefert. Auf öffentlichen Informationsseiten setzt der Seitencode keine Analyse- oder Werbecookies. Im persönlichen Kundenbereich wird ein technisch notwendiges, geschütztes Sitzungscookie für höchstens sieben Tage verwendet; es dient ausschließlich der Anmeldung. Der Server speichert dazu eine Prüfsumme des Zugangstokens, die Kunden- und Konfigurationszuordnung sowie die Gültigkeit. Abmelden beendet die Sitzung. Formulareingaben werden nicht im Browserspeicher gespeichert. Technische Funktionen der Hosting-Plattform unterliegen deren Datenschutzinformationen.

4. Kontaktformular und Gesprächsnotizen

Beim Absenden des Formulars speichern wir Ansprechpartner, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Anliegen, gewünschten Einrichtungsweg und Paketwunsch in der Datenbank dieser Website. Freiwillig kannst du eine Website, die später zu verbindende Postfachadresse, eine Mengeneinschätzung, Tätigkeitsbereich, Anzahl gewünschter Postfächer, Monats- und Spitzenmenge sowie deren Datenbasis, Antwortstil, Unternehmenswissen, Grenzen der Bearbeitung sowie Gesprächsnotizen ergänzen. Bei Erfassung für ein Kundenunternehmen wird auch der angegebene Name der erfassenden Person gespeichert. Zusätzlich speichern wir eine zufällige Anfragekennung, den Zeitpunkt, die Fassung der Datenschutzhinweise, deine Bestätigung zur berechtigten Übermittlung und technische Bearbeitungsstände.

Diese Angaben nutzen wir zur Beantwortung deiner Anfrage und zur Vorbereitung einer möglichen Zusammenarbeit, je nach Kontext auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Die Speicherung erfolgt in der Website-Datenbank bei der Hosting-Infrastruktur. Berechtigte interne Zugriffe sind durch einen serverseitig geprüften Zugangsschlüssel geschützt. Die Anfrageinhalte sind nicht öffentlich abrufbar. Das Formular erteilt keinen Zugriff auf dein Postfach und schließt keinen kostenpflichtigen Vertrag ab. Wenn du die selbstständige Einrichtung wählst, bereiten wir deine Kundenkonfiguration vor und senden dir bei einer geeigneten Einzelpostfach-Anfrage eine E-Mail mit deinem persönlichen Verbindungslink. Andere Anfragen stimmen wir persönlich mit dir ab.

Nach Einrichtung der Verbindung können die Angaben über einen geschützten internen Abruf oder eine bestätigte Übergabe an den vorhandenen Make-Workflow zur Vorbereitung deiner Kundenkonfiguration weitergegeben werden. Make ist der dafür verwendete Automatisierungsdienst; siehe Datenschutzhinweise von Make. Die bloße Speicherung bestätigt noch keine Übergabe an diesen Dienst.

Die ursprünglichen Formularanfragen sind für eine Aufbewahrung von 90 Tagen vorgesehen. Ältere Einträge werden bei weiteren Formularübermittlungen und internen Abrufen schrittweise gelöscht. Du kannst eine frühere Löschung anfragen. Für eine tatsächlich vereinbarte Zusammenarbeit gelten gesonderte Speicher- und Löschfristen der Kundenkonfiguration sowie gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Bitte füge nur notwendige Unternehmensinformationen ein. Gesprächsaufzeichnungen benötigen die vorherige Zustimmung aller Beteiligten. Diese Website zeichnet keine Gespräche auf und lädt keine Audioaufnahmen hoch. Beim Kopieren einer Übergabe werden die eingegebenen Angaben erst nach deinem Klick in die Zwischenablage geschrieben. Die herunterladbare Eingangsbestätigung wird nach deinem Klick auf deinem Gerät gespeichert. Formulareingaben werden vom Seitencode nicht im Browserspeicher abgelegt.

Zur Abwehr von Missbrauch verwenden wir zeitlich begrenzte Anfragezähler und eine tagesbezogene Prüfsumme der IP-Adresse. Für wiederholte Übermittlungen speichern wir außerdem eine Anfragekennung und eine Prüfsumme der Angaben. Abgelaufene technische Schutzdatensätze werden bei weiteren gültigen Anfragen bereinigt. Die interaktiven E-Mail-Beispiele auf der Startseite sind fiktiv und werden ausschließlich im Browser abgespielt; sie versenden keine E-Mails.

5. Persönliche Postfachverbindung

Für den Versand der angeforderten Einladungen nutzen wir Resend (Plus Five Five, Inc., USA). Dabei übermitteln wir die Empfängeradresse, Absender- und Antwortadresse, den Einladungsinhalt mit dem zeitlich begrenzten Verbindungslink und eine technische Versandkennung. Resend verarbeitet außerdem Zustell- und Fehlerdaten. In unserer Datenbank speichern wir Versandstatus, Versuche, Zeitpunkte und die Nachrichtenkennung, damit ausstehende Einladungen nachgeholt und doppelte Sendungen vermieden werden können. Wir verwenden keine Klick- oder Öffnungsverfolgung in diesen Einladungen.

Der Versand dient der von dir angefragten Einrichtung und Vorbereitung der Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei betrieblichen Ansprechpartnern Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Als Versandregion ist Irland ausgewählt; eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, ist dadurch nicht ausgeschlossen. Weitere Angaben zu Empfängern, Aufbewahrung und Übermittlungsmechanismen enthalten die Datenschutzhinweise von Resend und dessen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Für die Einrichtung erhältst du einen persönlichen, zeitlich begrenzten Einladungslink. Nach deiner Bestätigung öffnet sich die Anmeldung bei Unipile und Google. Dort gibst du den Zugriff auf das vereinbarte Postfach frei. RoNova fragt dein Google-Passwort nicht ab und speichert es nicht.

Unser Server ordnet die Verbindung deiner Kundenkonfiguration zu und prüft bei Unipile, ob das richtige Postfach verbunden und betriebsbereit ist. Dafür speichern wir die Kundenreferenz, Prüfsummen von Einladung und vereinbarter Postfachadresse, die technische Kontokennung bei Unipile sowie Zeitpunkte und Status der Verbindung. Zusätzlich speichern wir die freigegebene Konfiguration, den Nachweis der abgestimmten Regeln, Beginn und Ende der vereinbarten Leistung sowie Mengen- und Bearbeitungsnachweise. Diese Mengensteuerung speichert keine E-Mail-Inhalte.

Die Postfachfreigabe startet noch keine automatische Bearbeitung. Dafür sind die Einrichtung, abgestimmte Antwortregeln und ein bestätigter Start erforderlich. Laufzeit und Kontingent werden vor einer Bearbeitung geprüft. Vor dem Start bestätigst du Firmeninformationen, Geschäftsanschrift, Themen, Arbeitsweise und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Fassung, Angaben und Zeitpunkt werden als Freigabenachweis gespeichert. Die Bestätigung ist im Kundenbereich abrufbar. Die Rückkehr von der Google-Anmeldung allein bestätigt keinen aktiven Dienst. Anbieterinformationen findest du bei Unipile.

6. Freigegebene Nachrichtenbearbeitung

Nach deinem Start werden neue Nachrichten im verbundenen Postfach abgerufen und nach deinen Vorgaben eingeordnet. Geeignete Nachrichtentexte und das freigegebene Firmenwissen werden über Make an die OpenAI API zur Einordnung und Antwortformulierung übermittelt. Je nach Freigabe legt Unipile den Antwortentwurf an oder sendet die Standardantwort. Anhänge werden nicht zur KI-Bearbeitung abgerufen. Sonderfälle bleiben im Postfach zur persönlichen Bearbeitung. Technische Ablaufprotokolle bei den Diensten können Verarbeitungsdaten enthalten; RoNova verspricht keine ausschließlich europäische Verarbeitung aller Dienste.

Für Postfachinhalte handelt dein Unternehmen als Verantwortlicher und RoNova nach dessen Weisung. Aufgaben, weitere Verarbeiter, Rechte, Schutzmaßnahmen sowie Rückgabe und Löschung regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Die Website speichert Bearbeitungsstände, minimale Versandnachweise und Kontingente; vollständige Nachrichtentexte werden dort nicht dauerhaft als Versandnachweise gespeichert.

Firmen- und Teamverwaltung

Bei mehreren Postfächern speichern wir die Zuordnung zum Unternehmen, Bezeichnungen, berechtigte Teammitglieder, einzelne Postfachfreigaben, Pausen und bestätigte Platzanzahl. Antwortwissen und Versandfreigaben werden pro Postfach geführt. Frühere Freigaben bleiben als Nachweis archiviert. Das E-Mail-Kontingent und die Laufzeit gelten für das Unternehmen. Zur Vermeidung doppelter Bearbeitung speichern wir eine firmenbezogene Prüfsumme aus Absender und Nachrichtenkennung. Im Kundenbereich werden die letzten markierten Bearbeitungsvorgänge mit Zeitpunkt und einem Link zur ursprünglichen Nachricht angezeigt, soweit eine verlässliche Gmail-Kennung vorhanden ist. Der Browser merkt sich für die aktuelle Sitzung lediglich die ausgewählte technische Postfachreferenz.

7. Kontakt per E-Mail

Wenn du uns im Rahmen einer Korrespondenz eine E-Mail sendest, werden deine E-Mail-Adresse und die von dir mitgeteilten Informationen zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Als E-Mail-Dienst wird Gmail von Google verwendet. Weitere Informationen: Google-Datenschutzerklärung.

Bei Anfragen zu einer möglichen Zusammenarbeit beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei sonstigen Anfragen auf dem berechtigten Interesse an deren Beantwortung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Kontaktdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung und gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Bitte sende keine Passwörter oder vertraulichen Daten Dritter.

8. Rechnungen und Zahlung

Auf dieser Website werden keine Zahlungsdaten eingegeben und keine Zahlungen ausgelöst. Nach einer gesonderten kostenpflichtigen Vereinbarung erfolgt die Zahlung per Rechnung und Überweisung. Dafür erforderliche Rechnungsdaten werden gesondert erhoben und im Rahmen der Vertragsabwicklung und geltender Aufbewahrungspflichten verarbeitet.

9. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Du kannst einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen widersprechen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für Anliegen kannst du das oben verlinkte Kontaktformular oder die angegebene Postanschrift nutzen. Außerdem steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort eines vermuteten Verstoßes. In Mecklenburg-Vorpommern ist dies der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: datenschutz-mv.de.