RoNova

FASSUNG 2026-09-24-customer-v4

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Diese Vereinbarung ergänzt den im Kundenbereich bestätigten RoNova-Auftrag. Du kannst sie über die Druckfunktion deines Browsers speichern. Unternehmen, Geschäftsanschrift, Postfach, freigegebene Angaben und Annahmezeitpunkt werden mit deiner Startfreigabe festgehalten.

1. Parteien und Auftrag

Verantwortlicher ist das im Kundenbereich bezeichnete Kundenunternehmen mit seiner dort angegebenen Geschäftsanschrift. Auftragsverarbeiter ist Timo Böhnke, RoNova, Gehlsheimer Straße 13, 18147 Rostock, Deutschland; Kontakt: ronova.hq@gmail.com. Die benannte Kontaktperson erteilt die Weisungen für das Kundenunternehmen.

Gegenstand ist die Einordnung neuer eingehender Geschäftsnachrichten und die Vorbereitung beziehungsweise ausdrücklich freigegebene Versendung von Standardantworten im verbundenen Gmail-Postfach. Maßgeblich sind die bestätigten Themen, Firmeninformationen, Grenzen und die gewählte Arbeitsweise. Die Verarbeitung dient ausschließlich diesem Auftrag. Die Vereinbarung gilt während der Leistung und bis zur abgeschlossenen Rückgabe oder Löschung der Auftragsdaten.

2. Daten und betroffene Personen

Verarbeitet werden geschäftliche Kontakt- und Kommunikationsdaten: Namen, E-Mail-Adressen, Betreff, Nachrichtentext, technische Nachrichten- und Kontokennungen, Zeitpunkte, Antworttexte sowie Freigabe- und Bearbeitungsnachweise. Betroffen sind insbesondere Kunden, Interessenten, Ansprechpartner und sonstige Absender an das freigegebene Postfach. Technische Zugriffe können auch Metadaten von später ausgeschlossenen Nachrichten umfassen.

Der Standarddienst ist für gewöhnliche Geschäftsanfragen vorgesehen. Postfächer mit Gesundheitsdaten, strafrechtlichen Angaben, Personalakten oder vergleichbar besonders schutzbedürftigen Inhalten sind vor einer Verbindung gesondert abzustimmen. Anhänge werden von RoNova nicht zur KI-Bearbeitung abgerufen. Individuelle Entscheidungen und rechtliche Zusagen sind nicht Teil des Auftrags.

3. Weisungen, Vertraulichkeit und Unterstützung

RoNova handelt nach dokumentierten Weisungen des Kundenunternehmens. Dazu gehören die bestätigte Konfiguration und nachweisbare Änderungsaufträge. Unzulässige Weisungen werden beanstandet. Gesetzlich erzwungene Verarbeitungen werden, soweit zulässig, vorab mitgeteilt. Zugriffsberechtigte Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

RoNova unterstützt das Kundenunternehmen bei Betroffenenanfragen, Datenschutzvorfällen, Sicherheitsbewertungen und erforderlichen Folgenabschätzungen mit den verfügbaren Informationen. Bekannt gewordene Verletzungen des Schutzes der Auftragsdaten werden unverzüglich an die hinterlegte Kontaktadresse gemeldet. Anfragen betroffener Personen werden an das Kundenunternehmen weitergeleitet. RoNova stellt erforderliche Nachweise bereit und ermöglicht angemessene, vorher abgestimmte Prüfungen, auch durch beauftragte Prüfer. Rechte anderer Kunden bleiben geschützt.

Das Kundenunternehmen verantwortet die Rechtmäßigkeit der Postfachverarbeitung, notwendige Informationen an Betroffene, die Auswahl geeigneter Inhalte und die Richtigkeit seines freigegebenen Antwortwissens. Es kann den Dienst im Kundenbereich pausieren und den Google-Zugriff zusätzlich selbst widerrufen.

4. Eingesetzte Dienste

Das Kundenunternehmen genehmigt die nachstehenden Dienste für die beschriebenen Aufgaben. RoNova bindet weitere Auftragsverarbeiter an entsprechende Datenschutzpflichten und bleibt für die übertragenen Pflichten verantwortlich. Neue oder ersetzte Dienste werden vor dem Einsatz angekündigt; das Kundenunternehmen kann begründet widersprechen. Eine wesentliche Änderung erfolgt nicht allein durch eine stillschweigende Änderung dieser Seite.

Google stellt das vom Kundenunternehmen gewählte Gmail-Postfach bereit. Dessen eigenes Vertragsverhältnis mit Google bleibt bestehen. Eine EU-Zone bedeutet keine Zusicherung ausschließlich europäischer Verarbeitung bei allen beteiligten Diensten. Übermittlungen außerhalb des EWR dürfen nur mit den erforderlichen Übermittlungsgrundlagen und Schutzmaßnahmen erfolgen; RoNova stellt dazu auf Anfrage die einschlägigen Anbieterunterlagen bereit.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

Zum eingerichteten Schutz gehören HTTPS, persönliche zeitlich begrenzte Einladungen, gehashte Zugangstoken, geschützte Sitzungscookies, serverseitige Kundenzuordnung und getrennte interne Zugangsschlüssel. Postfach, Empfänger und Freigaben werden außerhalb des Sprachmodells festgelegt. Ein Kundenkonto kann nicht über eine frei eingegebene Kundenkennung auf ein anderes Konto zugreifen.

Laufzeit, Kontingent, Pause und Freigabe werden vor einer Bearbeitung und erneut vor der Ausgabe einer Versandaktion geprüft. Nachrichtenkennungen verhindern eine erneute Freigabe desselben Vorgangs. Unklarer Versand wird nicht automatisch wiederholt. Protokolle dienen der Fehlerklärung und können bei den beteiligten Diensten Daten der Verarbeitung enthalten. Die Website-Datenbank bewahrt keine vollständigen E-Mail-Texte als Versandnachweis auf. Schutzmaßnahmen werden bei Änderungen geprüft; es wird keine Zertifizierung oder ausfallsichere Verfügbarkeit zugesichert.

6. Ende, Rückgabe und Löschung

Nach Auftragsende stellt RoNova die weitere Bearbeitung ein. Das Kundenunternehmen wählt Rückgabe oder Löschung der Auftragsdaten. RoNova führt dies unverzüglich aus und bezieht eingesetzte Verarbeiter ein. Eine notwendige weitere gesetzliche Aufbewahrung wird mitgeteilt; betroffene Daten werden auf diesen Zweck beschränkt. E-Mails und Entwürfe im eigenen Gmail-Postfach bleiben unter der Kontrolle des Kundenunternehmens. Rückgabe- und Löschaufträge gehen an ronova.hq@gmail.com.

Die Freigabe im Kundenbereich dokumentiert die elektronische Annahme dieser Fassung. Bei Änderungen, die neue Weisungen oder einen erweiterten Zugriff erfordern, ist eine erneute Freigabe nötig. Die Regelungen zur Auftragsverarbeitung haben bei widersprechenden allgemeinen Leistungsangaben Vorrang. Grundlage: Art. 28 DSGVO.

Ergänzung zur Teamverwaltung

Bei vereinbarten zusätzlichen Postfächern umfasst die Weisung auch Firmen- und Postfachzuordnungen, Teamrollen, einzelne Zugriffsfreigaben, Signaturen sowie gemeinsame Laufzeit- und Kontingentnachweise. Weitere Postfächer werden jeweils gesondert autorisiert. Die Firmenverwaltung erhält keine pauschale Freigabe zum Lesen fremder Antwortinformationen. Frühere Konfigurationsfreigaben bleiben als Weisungsnachweis erhalten. Diese Ergänzung ersetzt nicht die vor dem Kundeneinsatz erforderliche Prüfung und Vervollständigung der konkreten Datenschutzanlagen.